テック系ベンチャーが展示会に出展する際のうらがわ

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ソリューションアーキテクトの榮枝です。 今回は1/15(水)〜17(金)に開催されたオートモーティブワールドの展示のお話を。

自動車関連の見本市であるオートモーティブワールドにコネクテッド・カーに大きな関わりを持つ製品・サービスを提供する弊社も出展させていただきました。 (今回の展示の柱の一つ、ビデオエンコーダについてはおおひらさんが記事にしています。)

弊社としてはこのイベントに昨年も出展しているのですが、入社時期的に私にとっては初めてのイベントでした。今回は準備全体の取りまとめ役として、好奇心からその役を受けさせてもらいました。

老舗企業ならこういう出展のやり方や担当者/部署は決まっていたりするのかもですが、 私自身はこの手の取りまとめは初めてで、何をすれば良いんだろう?というところからでした。 案の定色々苦労したり得られたものも色々あったので、その話を書かせてもらいます。

当初想定した進め方

当初展示までの流れを以下のイメージに沿って進めてみることにしました。

  1. 現在の状況整理
  2. 複数の展示アイテムとそのテーマの整理
  3. 各展示アイテムの担当者決めと進捗状況の管理
  4. (必要に応じて)展示用のデータ取得
  5. 展示アイテムから展示会場の設置/配置を決め
  6. 設営
  7. 展示当日へ

「1. 状況整理」~「3. 進捗管理」

この1~3は順々に完了してスムーズに話が進みました!。。。とは行かず、行ったり来たりしながらになりました。 なかなか思ったように話は進まないデス。

私が取りまとめ役を引き受ける前からある程度話は進んでいたようで、 その関係者に現状の聞き取りからはじめました。

....

が、

  • ○○という展示をしたいという話があったけれど、その実現可能性はまだ良くわかってなくて実現可能性を確認するには相応の工数が必要。その上で展示に向けてリソースを割いてもらうべきかをどう判断(調整)すべきか悩む
  • △△という展示をしたい話があって、実現可能なのはわかっているが、(他の展示項目と並べたときに)その展示のコンセプトが自分として腑に落ちて無くて、何のためにそれを展示したいという話が上がって来たのかが分からない
  • 以前まで使っていた展示アイテムをやめて、新しいものをやりたいらしいけどその理由が自分自身どうにも腑に落ちないから、開発陣に新しいものを用意してもらうにしてもうまく説明ができない。

といった感じでハッキリ分からないことが多く、具体的に「これを展示する」と決めるまでにズルズルと時間が過ぎていき、焦り(汗)、、、

要はコミュニケーションの問題なんですが、私自身社歴も浅く、ハッキリ理解するために相談する先のキーパーソンを見つけ出すのに時間がかかったというところが焦りポイントでした。

そんな状況だったのですが、昨年のオートモーティブワールド展示担当がうまく打ち合わせの場を用意してくれたことでなんとか話がまとまり、「何をどういうテーマのもと展示するか」が決まりました。
感謝🙏


反省の一つとして、 「忙しいキーパーソンの捕まえ方」といったテクニック/創意工夫が私に不足していたように思います。

「カレンダーが埋まっていても/slackへの反応が悪くても、捕まえる方法は色々ある。」

「3.データ取り」

何を展示するかが決まり、展示用のデータ取りをはじめました。 展示内容に向けて実験するためのデータや、 展示会場で見栄えのするデータや動画を撮ったりといった感じです。

社内の風景や社用車で街中を走ってデータ取りをできますが、 展示会場でインパクトある、もといサービスを正しく&わかりやすく理解してもらえるデモにするために、 なるべく良い環境でデータ取りしました。

フェイスマスク

動画に映った顔にマスキングする技術の展示です。それ自体はAWSのサービスを利用しているのですが、弊社システムに組み込んで使える一例として見せています。

これは、こちらを向いた顔が沢山映っている絵が欲しくて渋谷のスクランブル交差点を選んで撮影しました。

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スクランブル交差点にて

年末の慌ただしい中、時間を見つけて撮影しに行きました。 思っていた以上にいい画がとれて、フェイスマスクを掛けてもらった結果も良くてホっ。

歩きながら撮ってみた画もあるのですが、手ブレがひどくてこちらはボツに。 外国からの観光客も同じように撮影していたりしたのですが、みんな手ブレ防止用のジンバルやスタビライザーを使っていて、、 動画撮影って奥が深いですね。

※実際には動画で展示させていただきました。
※フェイスマスクをかけてない元動画は公開していません。

ビデオエンコーダ用データのサーキットでの撮影

こちらは、弊社のビデオエンコーダーの開発を担当したおおひらさんの記事のほうが詳しいですね。 トヨタの86を借りて千葉県の茂原サーキットという場所で実車走行してデータ取りをしました。

余談ですが、86って豆腐店のイメージしかなかったのですが、最新のモデルはあれとはだいぶ違ってまたいいクルマなんですね。 自動車業界と馴染みの深い弊社なんですが、私自身は車より自転車派であんまり車に詳しくないという。。。

年始の時間が無い中サーキットの天気が悪くて一日延期したりと慌ただしかったですが、 おおひらさんをはじめ開発のハードウェアチームが取り仕切ってくれたので、 自分としては安心して見ていました。

オーディオデータ取得

弊社のシステム、今までは音に関する計測・可視化システムがなかったのですが、開発陣が頑張って年末に掛けて色々と揃ってきたこともあり、その展示も用意しました。 自動車関連の音ということでドライバーの発声を録っても良かったのですが、エンジン音を録ってみようという視点で、ハードウェアチームが選定してくれた このギターとかの振動を拾うためのマイクをエンジン付近に固定して録ってみました。

※こちらの動画も茂原サーキット上で撮影したものです。

(IT系(IoT系?)の弊社ですが、自動車関連の計測話が多いのでこの件に限らずこういったサーキットや変わった場所でのお仕事がちょくちょくあるのが面白いです。)

「4.展示会場の設置/配置」

展示には展示アイテムを用意するだけでなく、 会場のレイアウトを決めたり設営業者さんを手配したりといったことも必要なんですが、 当然ながらこの具体的なところを自力で行うのは難しいのでここは業者さんにおまかせです。

そうは言っても色々やり取りする必要があるのですが、 この辺りは社長や弊社のデザイナー、昨年の担当に進めてもらい、自分はなるほどこういう感じに進めるのか〜と思いながら見ていた感じです。

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実際にaptpodのデザイナーさんが設計した展示レイアウト

「5. 設営」

会場設営は業者さんがしてくれるわけですが、 実際展示するデータはもちろんこちらで用意しないとなりません。

展示データ自体は上に書いたように用意できましたが、 いざ説明用に展示するとなると、さらなる準備が必要でした。。。

  • データを見やすく切り取ったり、
  • インターネット環境が良くなかったときのため(※)に動画にしておいたり、
  • 説明の際に手間取らないように展示用PCのアカウント整理したり、
  • 古くなってたOSを更新したり、
  • 久しぶりに動かしたデモ用PCが壊れて動かなくなってたり......

(※Web経由で計測データを確認出来る可視化ツールがあるのですが、たくさんの人が訪れる展示開場の通信環境は悪い可能性があるため)

細かな作業が意外と多く地味に時間がかかり、ギリギリまで作業していたのですが なんとか展示会前日の1月14日(火)に間に合いました。

業者さんによるブース設営の風景を初めて見ました。 弊社だけでなく、出展社全社が同じように設営されてるので、会場はおおわらわ。

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設営風景

「6.展示当日」

ようやく展示当日。 無事スタートできようやく一息、 とはいえここからが本番!

1月15日(水)〜17日(金)の3日間、私も説明員として立って、立ち寄ってくださった方々へ弊社の製品・サービスの説明や プレゼンブースでちょっとしたプレゼン形式での説明などを行いました。

プレゼンは、人が行き交う中急に始めるスタイルでした。いきなり(マイクで)大きな声で話だすのは勇気が入りますね。。 喋り出しはめっちゃ緊張しましたが、初めてしまうとなんとかなるし、なんなら少し楽しかったぐらいです。

説明員としての説明も最初は単純に自社紹介説明を繰り返していて、 興味は持ってもらえて名刺をいただくことまではできるのですが、 どうにも先につながる感じがせず、、、 ですが、以前弊社営業の方にその辺りのことのアドバイスもらったことを思い出し、 自社の話をするよりもお客さんのお困りごとを聞き出すように気をつけていくと 色々と話が弾み先の話が見えてきた、   かな?

総括

そんなこんなで無事展示会を終え、多くのお仕事のお話にも繋がりました。 大変でしたがとてもやりがいのあるイベントでした。

以下に諸々振り返りと反省点を記載しておきます。

- 1〜10まで自分でやらなきゃ!と思い込んで無駄な心労になっていた。状況共有とある程度の方向指針さえすれば、みんなどんどん動いてくれる。早い段階でもっと信頼して協力してもらえばよかった。
- 今回はっきり役割が決まってないイレギュラーな業務を経験したからこそ、役割分担の重要性とそのやり方を意識するようになった。普段の業務でも活かせるようにしたい。
- 普段関わりの少ない人とも、こういった機会があると色々話せるのでいいですね。
- あとになってからこの記事を書くことになったので、写真をあんまり撮ってなかった。記事用に色々写真撮っておけばよかったです。「うらがわ」というタイトルにしたのに、展示ブースの裏の写真を撮っていなくって後悔。

諸々反省もあるのですが、次またあれば反省を活かしてチャレンジ、、するかも。 (なかなかに忙しく、他の業務への影響も無くはなかった(汗)ので、状況次第で!)

内容としては以上ですが、ぜひ展示の詳細などに興味が出た方は弊社までご連絡ください!お待ちしています。