リモートワークにおける弊社の取り組み事例紹介

f:id:aptpod-tetsu:20200417145022j:plain

はじめに

はじめまして、人事の神前(こうさき)です。

4月1日に入社をして早々に本ブログ記事の執筆をすることとなり戦慄したのですが宜しくお願いします。

改めてにはなりますが、去る4月7日(火)に緊急事態宣言が出されました。

緊急事態宣言以前からリモートワークへ切り替えていた企業も多いとは思いますが、これを機に一気に加速したように感じます。

私個人の話でいうと、前職では某ゲーム会社に在籍してまして、優先順位的に開発側ではリモートワークの準備や実施がされていたのですが、管理部門でのリモートワーク実施前に退職したこともあり弊社に入社をしてから本格的なリモートワークとなりました(前職のノリで入社初日にフィギュアを持ち込んでデスクに飾ってたら「なんかやべーやつが入社してきたぞ」と若干社内がざわついたことはここだけの秘密)

弊社でも2月中頃からリモートワークへの切り替えを推進してまして、現在ではほぼ100%の社員がリモートワークに移行し、(物理的にどうしても出社しないといけないとしても)出社日も限定して日々業務をすすめています。

さて、そんな状況下ですと日々知見だったり問題だったりがたまっていきます。

そこで今回はネット上にある他社さんのリモートワーク事例やTIPSのご紹介と弊社での取り組み事例をご紹介できればと思います。

本記事がみなさんのリモートワークの一助になれば幸いです。

他社さんでのリモートワーク取り組み事例、TIPS

2010年からリモートワークを段階的に導入されているサイボウズさんの記事です。 試験的な導入から全社への展開、それに合わせた人事制度の変遷など歴史を感じさせる内容となっています。

記事の最後にはFAQもありとりわけこれから本格的に導入や運用をしていこうという際にものすごく助けになることうけあいです。

cybozu-remotework.qloba.com

さきほどのサイボウズさんとはうってかわって実際に業務をする際の手助けになるのがこちらのfreeeさんの記事です。 リモートワークの環境を整えることやコミュニケーションを意識して多めにとることの重要さ等実際にリモートワークで業務をすすめていく際の大事なポイントがわかりやすく書かれています。

developers.freee.co.jp

コネヒトさんも同様に実際にリモートワークをすすめるにあたっての注意事項がわかりやすくまとまっています。 チェックリストもあるので環境やツールをそろえるのに非常に参考になりますね。

tech.connehito.com

最後は150名の全社総会をオンラインで実施されたグッドパッチさんの記事です。弊社でも全体会議という全社員が参加する会を設けてますが、こちらの記事では実際の運用ノウハウだけでなく、いかにオンライン上で会社としての一体感を醸成するかといった点でも非常に参考になります。

goodpatch.com

弊社でのリモートワーク取り組み事例

まず改めてですが現状の弊社のリモートワークにおけるルールについて説明します。

  • 原則自宅勤務を前提とする
  • やむを得ず出社する場合は事前にチームのチャンネルで報告し、マネージャー/部門長は出社の要否を確認
  • 出社の判断に迷う時は所属部門マネージャー/部門長に相談。マネージャーから案件担当者に状況確認したうえで判断
  • 社外との会議は、可能な限りビデオ会議など非対面での実施を推奨し、訪問・来訪を控える
  • 不要不急の出張やイベントへの参加は控える
  • 採用面接は延期または中止することなく、原則ビデオ会議で実施。最終面接については状況に応じて対面での面接も検討

上記が原則ルールとなってまして、特段変わったルールではないと思います。

実際の運用面でいうと、弊社ではSlackをコミュニケーションツールとして利用しているのですが、それぞれが所属する部署のチャンネルで業務開始と業務終了を自己申告しています。

f:id:aptpod_tech-writer:20200409185641p:plain
私が所属する管理部での朝の光景

ちなみに、リモートワークなのか休みなのかあるいは何かしらの用事でオフィスに出社している場合などそれぞれのメンバーのステータスをスタンプで表現して視認性をあげています(🏡はリモートワークを表しています)。

また、基本的なコミュニケーションはSlackをベースにしてMTGはGoogle Meet(本記事執筆中に名称がHangouts Meetから変わりました)もしくは部署やチームによってはZoomを利用しています。

運用面での工夫

部署やチームのメンバーが常駐するオープンチャンネルを設置

日常的にSlack等でテキストベースのコミュニケーションはとっているものの、雑談をしにくかったり、あるいは口頭でちょっと相談をしたいみたいなことはあるかと思います。私が所属しているチームでは常駐部屋を作成して基本的に業務中はつなぎっぱなしにしています(マイクとカメラはオフ)。

テキストベースのコミュニケーションの場合どうしても非同期になりがちなので、口頭で話したほうがすぐ終わるケースや急ぎで確認したい案件の場合はマイクをオンにして呼び掛けてコミュニケーションをとるようにしています。

実際に呼び掛けをする頻度はそれほどはないのですが、「そこにだれかがいる」「呼びかければ答えてくれる」という安心感の効果はかなり大きいように個人的には感じています(感覚的にはオフィスで業務をしているのにわりと近い感覚になります)。

社内のだれでも入れる雑談チャンネルを設置

部署やチーム単位とは別にだれでも入れる雑談部屋を作成して、とくにお昼休憩時や業務終了後にちょっと雑談をしたいなー、みたいな場合はその部屋でコミュニケーションをとっています。そこから発展して「このままオンライン飲み会しましょうかー」、みたいなケースも。

Slack上に#remotehackチャンネルを設置

それぞれのチームや部署でたまってくる知見や問題点を共有するチャンネルをSlack上にて作成しています。他社さんでの事例や便利なツールの共有、チーム内でのノウハウを共有できるようにしています。最近の話題は作業用のデスクやイスの話題でした(腰が・・・みたいな話題)。

オンライン飲み会の実施

有志での実施とは別に会社として実施しましょうか、みたいな話をすすめています。(私含めて)弊社ではリモートワークが本格化した後に入社したメンバーが何名かいるため、そうしたメンバーと交流する場をつくれるようにしていきたいという感じです。

制度的な補助

こんな感じでリモートワークの運用をすすめていますが、では全員が平穏無事に何事もなく勤務できているかというともちろんそういうわけではありません。

業務に適したデスクやイスが自宅にない場合や、あっても長時間の勤務で腰や首に負担がかかったり、まだ小さいお子さんがいて自宅ではどうしても業務のみに集中するのは難しいといったようなケースが出てきたり、あるいは今は特に問題がなくとも今後も同様に問題がないまますすむといったことはないでしょう。

弊社ではそうしたケースに対して、不要不急の外出を控えることを大前提として、下記のケースに該当する社員については会社で一定の金銭的な補助を実施しています。

対象者 * 小学生以下のお子さんがいる * 自宅にデスクなどの物理的に適切な環境がない * 在宅勤務はなんとかできるが、長時間厳しい

上記対象者に対してカフェ、ファミレス、ワーキングスペースで作業をした場合に一定額の補助をしています。 (もちろんオフィスに出社しないようにしたからといってこれらの場所で感染をしては本末転倒なので、混雑している場所の利用や、あるいは電車やバスを利用してカフェ等に行くことは避けてもらっています)

まだ明確な会社からの補助としては上記にとどまっていますが、リモートワーク期間が長期に及ぶことでこれから様々な問題がでてくることが予想されるわけですが、会社としては極力社員の健康面に配慮をしつつ、問題解決をなるべくスピード感をもって図っていきたいと思います(リモートワーク用のディスプレイとかイスとかの補助ができるといいなー。というか家にもディスプレイほしい)。

まとめ

簡単ではありますが他社さんの事例含めたリモートワークの技術(Tipsやノウハウ)を今回ご紹介しました。

ご紹介をした他社さんの事例にもありますが、自身でもリモートワークにシフトしてからはコミュニケーション面がどうしても弱くなってしまうな、というのを痛感しています。立場柄私は現場の皆さんが快適に業務をすすめられるようにサポートをする側ですので、まだ入社して間もなくて右も左もわからない状況ですが皆さんのお力になれるように日々精進していきたいと思います。また、こうしたノウハウや知見は会社内にとどまらず会社間や業界間の垣根を越えて共有できるようになるといいですね。

それではみなさんよいリモートワークライフを!